Changer de prestataire café en entreprise : comment faire ?

Machine souvent en panne, café qui ne plaît plus, interventions qui traînent, factures difficiles à lire : beaucoup d’entreprises gardent leur prestataire café par habitude, alors qu’elles n’en sont plus satisfaites. Changer de prestataire est pourtant plus simple qu’on ne le pense, à condition de s’y prendre dans le bon ordre.

Voici les étapes pour changer de prestataire de machine à café en entreprise, les points à vérifier et les questions à poser avant de choisir.

En bref : pour changer de prestataire café, vérifiez d’abord l’échéance et le préavis de votre contrat actuel, faites le point sur vos besoins (nombre de personnes, boissons, sites), comparez les offres sur le prix à la tasse et les services inclus, puis faites déguster le café à vos équipes avant de signer. Chez Myspresso, la dégustation est gratuite et se fait dans vos locaux.

Les signes qu’il est temps de changer de prestataire

• Les pannes se répètent, et la machine reste immobilisée plusieurs jours.
• Le SAV est lent ou chaque intervention est facturée en plus.
• Le café ne plaît plus à vos équipes, ou vous voulez un café plus responsable.
• La machine n’est plus adaptée : l’entreprise a grandi, une machine ne suffit plus, ou vous voulez proposer des boissons lactées.
• Le coût réel est flou : location, café, entretien et interventions facturés séparément, sans vision claire du prix à la tasse.
• Vous gérez plusieurs sites avec des prestataires différents et voulez un seul interlocuteur.

Si vous vous reconnaissez dans deux ou trois de ces points, c’est le bon moment pour comparer.

Étape 1 : vérifier votre contrat actuel

Avant de contacter un nouveau prestataire, reprenez votre contrat en cours et notez :

• La date d’échéance et la durée d’engagement restante.
• Le préavis de résiliation prévu, et sa forme (courrier, e-mail).
• La reconduction automatique éventuelle : c’est souvent elle qui prolonge un contrat sans qu’on y pense.
• Le statut de la machine : louée, achetée, ou mise à disposition avec l’achat du café.

Ces informations vous donnent la date à partir de laquelle le changement est possible. Un bon prestataire vous aide à caler l’installation sur cette date.

Étape 2 : faire le point sur vos besoins

Un changement de prestataire est l’occasion de repartir de vos besoins réels, plutôt que de reconduire l’installation existante :

• Combien de personnes utilisent la machine, et combien de cafés par jour ? Notre guide Quelle machine à café pour 10, 30 ou 100 salariés ? vous aide à dimensionner.
• Quelles boissons : café seul, ou aussi cappuccino, chocolat, thé ?
• Café offert ou payant ? Une machine à café monétique permet de faire payer certaines boissons ou certains profils, par badge, carte ou smartphone.
• Combien de sites à équiper, et où ?
• Vos engagements RSE : café bio et équitable, recyclage du marc, machines reconditionnées.

Étape 3 : comparer les offres sur les bons critères

Pour comparer des prestataires, ne regardez pas uniquement le prix de la machine. Les bons critères sont :

• Le prix à la tasse, café et entretien compris. Chez Myspresso, il démarre à partir de 0,21 € la tasse. Notre article Combien coûte le café en entreprise ? détaille ce qu’il comprend.
• Le SAV : est-il illimité, ou facturé à l’intervention ?
• Le délai d’intervention et la machine de prêt en cas de panne.
• La durée d’engagement : existe-t-il une formule sans engagement ?
• La qualité et l’origine du café.
• La capacité à suivre tous vos sites, avec un seul interlocuteur.

À titre de repère, voici ce que comprend la location chez Myspresso, avec ou sans engagement :

Service	Location Myspresso
Installation et livraison	Inclus
SAV illimité	Inclus
Garantie constructeur	Inclus
Produit d’entretien	Inclus
Intervention dans la journée en Île-de-France	Inclus
Intervention sous 24 h hors Île-de-France	Inclus
Machine de prêt en cas de panne	Inclus
Service d’entretien par nos techniciens	En option

La location existe sans engagement, ou avec un engagement de 24 à 36 mois. Pour comparer avec l’achat, lisez Acheter ou louer une machine à café professionnelle ?

Étape 4 : faire déguster avant de signer

Le café est ce que vos équipes retiendront au quotidien. Avant de choisir, faites-le goûter : c’est le meilleur moyen d’éviter de changer de prestataire pour un café qui ne plaît pas davantage.

Chez Myspresso, nous venons faire déguster nos cafés gratuitement dans vos locaux. Nos cafés sont bio et équitables, torréfiés dans notre atelier de Villeneuve-la-Garenne. Nous profitons de ce passage pour évaluer votre consommation et votre espace, et vous conseiller la machine adaptée.

Étape 5 : planifier la transition

• Fixez la date d’installation en fonction de l’échéance de votre contrat actuel.
• Prévenez votre prestataire actuel dans le délai de préavis prévu, et organisez avec lui la reprise de sa machine si elle lui appartient.
• Informez vos équipes du changement et de la date.
• Prévoyez la prise en main de la nouvelle machine le jour de l’installation.

Avec Myspresso, nous livrons, installons et assurons le suivi : entretien, réapprovisionnement en café et SAV. Si vous avez plusieurs sites, nous les équipons partout en France.

Pourquoi les entreprises choisissent Myspresso

• Une seule équipe pour la machine, le café, la livraison et l’entretien.
• Des machines professionnelles Jura, WMF, Gaggia ou Animo, adaptées à votre volume, en neuf ou reconditionné.
• Un café bio et équitable, torréfié dans notre atelier.
• Le SAV illimité et la machine de prêt en location.
• Partout en France, multi-sites compris, depuis 14 ans.

Découvrez notre offre de location de machine à café pour entreprise et notre service café professionnel.

Questions fréquentes

Comment changer de prestataire de machine à café ?

Vérifiez l’échéance et le préavis de votre contrat actuel, définissez vos besoins, comparez les offres sur le prix à la tasse et les services inclus, faites déguster le café, puis planifiez l’installation à la date de fin de votre contrat.

Quand peut-on résilier un contrat de machine à café ?

Cela dépend de votre contrat : regardez la date d’échéance, la durée d’engagement restante, le préavis et la reconduction automatique éventuelle. Ces éléments donnent la date à partir de laquelle le changement est possible.

Faut-il un engagement pour louer une machine à café chez Myspresso ?

Non. Nous proposons une location sans engagement et une location avec engagement de 24 à 36 mois. Dans les deux cas, la machine est installée, entretenue et réparée par nos équipes.

Combien coûte un prestataire café en entreprise ?

Chez Myspresso, le service café démarre à partir de 0,21 € la tasse, café et entretien compris. Le prix exact dépend de votre consommation, de la machine et de la formule.

Pouvez-vous équiper plusieurs sites ?

Oui, nous équipons les entreprises partout en France, multi-sites compris, avec une intervention dans la journée en Île-de-France et sous 24 h ailleurs.

Peut-on tester le café avant de changer ?

Oui. Nous venons faire déguster nos cafés gratuitement dans vos locaux, et nous vous conseillons la machine adaptée à votre consommation.